L'essentiel en 30 secondes
- Louer un véhicule contre un prix est un louage (article 1709 du Code civil), pas un prêt de courtoisie.
- L'assurance doit couvrir la location : celle du prêt de courtoisie ne suffit souvent pas.
- Un contrat écrit, un état des lieux au départ et au retour, et des conditions de conducteur claires.
- Un tarif construit sur le coût réel du véhicule et sur le nombre de jours où il roule vraiment.
- Les contraventions se transfèrent au locataire par la désignation du conducteur.
Le garage a déjà ce qu'il faut pour louer : des véhicules, un atelier pour les entretenir, un emplacement connu de la clientèle. Beaucoup commencent par un utilitaire, loué aux particuliers qui déménagent ou aux artisans du coin, puis ajoutent une ou deux voitures.
Mais louer n'est pas prêter. Dès qu'un prix entre en jeu, le contrat, l'assurance et la facturation changent. Voici les points à régler avant de remettre les premières clés.
Prêt ou location : deux contrats différents
Le véhicule de courtoisie prêté gratuitement relève du prêt à usage (articles 1875 et 1876 du Code civil). Dès que le client paie pour l'usage du véhicule, c'est un louage de chose (article 1709) : une partie fait jouir l'autre d'un bien pendant un certain temps, contre un prix.
| Prêt de courtoisie | Location | |
|---|---|---|
| Prix | Gratuit | Un prix par jour ou par période |
| Contrat | Prêt à usage (commodat) | Louage de chose |
| Facture | Aucune pour l'usage, des frais éventuels | Une facture, avec TVA si le garage y est soumis |
| Assurance | Prêt aux clients à faire couvrir | Location à faire couvrir, souvent un contrat spécifique |
| Clientèle | Les clients de l'atelier | Tout le monde, y compris en ligne |
Avant le premier contrat
Déclarer l'activité
La location est une activité distincte de la réparation. Renseignez-vous auprès du guichet unique des formalités d'entreprises ou de votre chambre consulaire : votre activité déclarée peut devoir être complétée.
Assurer la location
Demandez à votre assureur, par écrit, un contrat qui couvre la location à des tiers : conducteurs admis, franchise, assistance, pays couverts. C'est le premier poste de coût et le plus important.
Préparer les véhicules
Entretien à jour, contrôle technique à jour quand il est exigé, documents à bord, propreté. Un véhicule loué est un véhicule qui ne doit pas tomber en panne chez le client.
Rédiger les conditions générales
Âge minimum et ancienneté du permis, usage interdit, dépôt de garantie, franchise, carburant, retard, nettoyage, contraventions. Faites-les relire par un professionnel du droit.
Fixer les tarifs
Prix par jour, kilomètres inclus, prix du kilomètre supplémentaire, tarifs dégressifs pour les longues durées. Une location plus longue ne doit jamais coûter moins qu'une plus courte.
Cet article parle de voitures et d'utilitaires légers loués sans chauffeur. La location de poids lourds, et toute location avec chauffeur, relèvent de règles propres : renseignez-vous avant de vous lancer.
Ce que le contrat de location doit dire
Le contrat est la seule preuve de ce qui a été convenu. Il gagne à être court, lisible et signé avant le départ. Les points à y faire figurer :
- Les parties, et le ou les conducteurs autorisés, avec leur numéro de permis
- Le véhicule loué (marque, modèle, immatriculation) et son kilométrage au départ
- Les dates et heures de départ et de retour prévues
- Le prix, les options, les kilomètres inclus et le prix du kilomètre supplémentaire
- Le dépôt de garantie et la franchise à la charge du locataire
- Le niveau de carburant au départ et la règle au retour
- L'état des lieux de départ, signé, avec des photos
- Les usages interdits et les conséquences d'un retard
Fixer un prix qui couvre vraiment le véhicule
Le prix d'une journée doit couvrir ce que le véhicule coûte sur l'année (achat ou financement, assurance, entretien, pneus, contrôle technique, nettoyage) divisé par le nombre de jours où il sera réellement loué, pas par 365. Un véhicule loué un jour sur trois doit être tarifé en conséquence.
Les kilomètres inclus et le prix du kilomètre supplémentaire protègent contre l'usure d'un long trajet. Pour un client qui annonce un grand déplacement, des forfaits de kilomètres vendus d'avance sont plus simples à accepter qu'une surprise au retour.
Contraventions et dommages au retour
Comme pour le prêt, l'avis de contravention arrive au titulaire de la carte grise. Une société doit désigner le conducteur dans les 45 jours (article L. 121-6 du Code de la route), sous peine de payer elle-même l'amende pour non-désignation. Notez l'heure exacte de départ et de retour : un véhicule loué le matin peut être rendu et reloué le même jour.
Sans état des lieux au départ, aucun dommage ne se facture
Une rayure constatée au retour ne peut être reprochée au locataire que si elle n'apparaît pas sur l'état des lieux de départ, signé par lui. Prenez des photos de chaque face, des jantes et de l'intérieur, et faites signer avant de remettre les clés.
La location dans AutoProGestion
Le module Location est inclus dans la formule Entreprise. Il partage sa flotte avec les véhicules de prêt, sans jamais louer et prêter le même véhicule sur les mêmes dates.
- Des tarifs par véhicule, ou une grille par catégorie avec des tranches dégressives
- Une page de réservation en ligne à votre nom : demande à valider ou réservation ferme, permis recto et verso déposé par le client
- Un contrat signé sur place ou à distance, figé à la signature, avec vos conditions générales
- Un état des lieux au départ et au retour : schéma des dommages, jauge de carburant, photos
- Des packs de kilomètres, calculés en ligne d'après la distance prévue par le client
- Un devis de location en PDF, téléchargeable ou envoyé par email
- Un acompte réglable en ligne, et la facture préparée au retour avec le retard, les kilomètres supplémentaires et le carburant
- Le bouton « Qui conduisait ? » pour retrouver le locataire d'une contravention
Questions fréquentes
Faut-il une autorisation pour louer des voitures depuis son garage ?
Louer, c'est exercer une activité de plus que la réparation. Avant de commencer, vérifiez auprès du guichet unique des formalités d'entreprises si votre activité déclarée doit être complétée, et auprès de votre assureur que la location est couverte. La location de poids lourds obéit à des règles propres, que cet article ne traite pas.
Peut-on louer les véhicules de courtoisie ?
Oui, mais un même véhicule ne peut pas être loué et prêté sur les mêmes dates, et le contrat change de nature : prêté gratuitement, c'est un commodat ; loué, c'est une location. Vérifiez que l'assurance du véhicule couvre bien les deux usages.
La location est-elle soumise à la TVA ?
Oui : un garage soumis à la TVA facture la location avec TVA, comme une prestation de services. Un garage en franchise en base de TVA facture sans TVA, avec la mention de franchise sur la facture.
Comment gérer le dépôt de garantie ?
Il se convient au contrat : son montant, sa forme (chèque, virement, empreinte bancaire) et les cas où le garage peut en retenir une partie, sur justification de l'état constaté au retour. Il se rend au retour, diminué des seules sommes dues.
Louer vos véhicules sans tableau à côté
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Essai gratuit 14 joursSources : article 1709 du Code civil (louage de choses) ; articles 1875 et 1876 du Code civil (prêt à usage) ; article L. 121-6 du Code de la route. Cet article est une information générale et ne remplace pas l'avis de votre assureur, de votre expert-comptable ou d'un professionnel du droit.